Livekuvituksen tilaaminen tapahtumiin: sudenkuopat, karhunkolot ja kärpäsen ylväs lento

Livekuvitus Redanredan

Liittyy aiheisiin

Koska livekuvitus on verrattain uusi palvelu, olen muutaman kerran ollut tilanteessa, jolloin asiakas ei ole tiennyt, mitä on tilaamassa. Alempana postauksessa on monisanaisempi vinkistö, mutta lyhyesti sanoen kannattaa ottaa huomioon seuraavat seikat:

1) Miksi livekuvittaja: hiljainen kiteytys vai koko show?

2) Miten kuvituksia näytetään yleisölle?

3) Haluatko iPadille vai paperille piirtelijän?

4) Yksi vai monta piirtäjää?

5) Onko huomioitu budjetissa?

6) Oletko tarpeeksi ajoissa varaamasssa piirtäjää?

7) Muista ennakoida tekniikka-asiat!

8) Jakelukanavat?

Ne sudenkuopat

Joskus halutaan tilata härkä, vaikka oikeasti tarvittaisiin ketterä kärpänen. Tai ollaan tilaamassa kärpänen, mutta sen suristelua ei aiota hyödyntää järkevästi. Tai tarjouspyyntöjä sinne tänne ja yritetään saada halvempaa hintaa irti piirtäjistä. Tai ympätään samaan tarjouspyyntöhässäkkään useita piirtäjiä, joita yritetään sovittaa johonkin muottiin, kun tapahtuman järjestäjillä on ollut visio tapahtumansa jonkin osasen visualisoinnista jollain tietyllä tapaa. Tai, tai, tai.

Sudenkuopat olisivat vältettävissä.

Tässä yläosan neuvot livekuvitusta tilaavalle vielä hieman laajasanaisemmin:

1) Mieti, mikä tarkoitus livekuvituksella tapahtumassanne on: haluatteko paikalle jonkun, joka jäsentää ja kiteyttää päivän viestejä vai onko piirtäjällä tilaisuudessanne show-funktio, jonka avulla yleisö saadaan viihtymään jälleen yhdessä perinteisen oloisessa seminaarissa?

2) Jos päädyt jäsentäjään ja kiteyttäjään, mieti, miten kiteytykset saadaan välitettyä yleisölle. Onko paras tapa näyttää syntyvää kuvitusta reaaliaikaisesti tapahtumassa vai käykö livekuvittaja itse päivän kuvitukset tapahtuman lopuksi läpi? Entä jaetaanko kuvitukset tapahtuman jälkeen osallistujille jotenkin?

3) Haluatko jonkin tietyn tyylistä livevisualisointia? Livekuvituksen ala Suomessa ei ole järin suuri, joten on melko helppoa ottaa selvää mahdollisen piirtäjän työvälineistä ja piirrostyylistä: osa meistä piirtää vain iPadillä, toiset tekevät paperi + tussi -visualisointeja ja on niitäkin, jotka tekevät sekä digipiirtämistä että analogista visualisointia. Katso myös aiempi postaukseni erilaisista visualisoinnin alan työtavoista.

4) Mieti, montako piirtäjää tarvitaan. Jos kyseessä on työpajapäivä, voi joskus olla tarve usealle piirtäjälle – mutta se riippuu osallistujien ja työpajapisteiden määrästä. Oman kokemukseni perusteella sanoisin, että jos tapahtumassa on esim. 40-70 osallistujaa, jotka on jaettu pienempiin ryhmiin, onnistuu workshop-päivän taltiointi yleensä yhdeltä piirtäjältä – etenkin, jos työskentely on järjestetty learning café -tyyyppisesti, että kaikki ryhmät kiertävät kaikki pisteet. Tällöin piirtäjä seuraa yhtä ryhmää ja käy välillä hiippailemassa toisten ryhmien kannoilla. Jos taas työpajatyöskentely on hajautettua niin, että eri ihmiset työskentelevät saman teeman parissa, mutta koko ajan eri pisteissä, pystyy yksi piirtäjä taltioimaan 4-6 pisteestä rakentuvan workshopin. Tämä edellyttää sitä, että työskentelyn lopuksi on yhteinen koonti, jolloin kokonaispiirros vielä täydentyy. Jos taas kaikki ryhmät työskentelevät eri teemojen parissa, eri tiloissa ja mahdollisesti vielä fyysisesti kaukana toisistaan, voi olla, että tarvitaan toinenkin piirtäjä tai jopa piirtäjien ryhmä.

5) Laske piirtäjä budjettiin jo suunnitteluvaiheessa. On eroa, kohdellaanko piirtäjää ylimääräisenä kulueränä vai oikeasti päivään lisäarvoa tuovana tekijänä.

6) Ole ajoissa asialla. Parhaimmat tiistait ja torstait varataan äkkiä, sillä kaikki haluavat aina järjestää tapahtumansa joko tiistaina tai torstaina – ei kuitenkaan liian lähellä minkään loman alkua tai loppua. Kalenteri täyttyy vinhaa vauhtia.

7) Ota piirtäjä huomioon myös tilaisuuden tekniikkaa valmistellessa. Jos kuvitusta tai valmiita kuvia halutaan näyttää tilaisuudessa, täytyy AV-tekniikan ammattilaisia varoittaa hyvissä ajoin, että paikalla on myös hirmuinen iLaite, joka taatusti sotkee kaikki piuha- ja kuvasuhdeasetukset. Erityisen tärkeää tämä on, jos piirtäjää hyödynnetään show-mielessä: jos halutaan, että piirtäjä on lavalla puhujan kanssa, täytyy piuhojen tai muiden yhteyksien yltää sinne saakka.

8) Sovi piirtäjän kanssa valmiiden kuvien toimituskanavista. Jos haluat, että piirtäjä käyttää joitain tiettyjä värejä tai logoja, toimita tiedot niistä etukäteen.

Kun tekniikka toimii ja askelmerkeistä on sovittu, on livekuvittaminen sujuvaa ja asiakas saa eniten hyötyä irti tilaamastaan palvelusta.

Kynäili
Linda Saukko-Rauta
– livekuvitusta, kyllitäteilyä ja yrittämistä vuodesta 2010 lähtien