Törmään työssäni tosi, tosi usein termiin digitalisaatio. Vaikea sanoa, mitä se kaikessa laajuudessaan on oikeasti käytännössä, mutta tapaan joskus miettiä niinkin yksinkertaista asiaa kuin parkkihalliin ajoa: kyllä se nykyisin on helpompaa, kun on äppi puhelimessa, maksu hoituu suoraan luottokortilla ja vips, portti aukeaa.
Pienyrittäjän arjessa ja työssä on myös portteja, joita pitää saada auki nopsaan. En ole lähtenyt omia äppejä sitä varten kehittämään, vaan olen valinnut työtavoista ja tarjolla olevista sovelluksista itselleni sopivimmat. Tässä muutama vinkki pienyrittäjän puolivillaiseen digitalisaatioon:
1. Valitse käyttöön ne sovellukset, joita tykkäät käyttää ja jotka helpottavat elämääsi.
Trello, Slack ja Dropbox – niistä on tehty tämänhetkinen arjen työkalupakkini ydin.
Trellon avulla pysyn kartalla, mitä pitää tehdä ja missä vaiheessa projektit ovat. Olen rakentanut omaan to-do-tauluuni ison näkymän, jossa voin luisutella projekteja eteenpäin linjastolla, jahka saan niitä valmiimmaksi. Uudet työt lähetän omaan Trello-tauluunsa suoraan sähköpostistani forwardoimalla. Ja tietty olen kytkenyt Trellon Google-kalenteriini: kun asetan taulussa työlle määräajan, ilmestyy merkintä myös automaattisesti kalenteriini. Trellossa jaan taulut myös sekä kanssakynäilijä-Rékan kanssa että luottoeditoijani Laurin kanssa. Trello helpottaa yhteistä projektinhallintaa, vaikka teemmekin töitä tahoillamme.
Slackin virittelimme Rékan kanssa käyttöömme, sillä koimme tarvitsevamme pikaviestimen, jossa pystymme jakaa viestittelyä aihepiireihin. En ole jaksanut-ehtinyt vielä ottaa kaikkia Slackin ominaisuuksia ja kytköksiä muihin sovelluksiin käyttöön, mutta homma vaikuttaa toimivan hyvin – ja tietenkin mobiilisti. Myös yhteys Trellon ja Slackin välillä toimii hyvin.
Dropboxissa on piirrostöiden arkistoni ja sitä kautta jaan tiedostot asiakkailleni. En tietenkään ole synkannut koneen kovalevylle koko Dropbox-kirjastoani, vaan smart sync -toiminnon avulla olen valkannut koneelleni vain esim. tietyn vuoden asiakaskansiot. Loput ovat pilvessä. Kansionäkymän olen siis rakentanut vuosittain ja asiakaskansiot löytyvät nimellä haun avulla.
2. Sovellusten monikanavaisuus
Joskus asiakasyrityksellä on niin korkeat palomuurit, että Dropbox ei toimi. Tällöin kannattaa olla muita viritelmiä. Omalla yritykselläni on sähköposti ja tallennustilaa Googlen Workspacen kautta kautta. Joskus yritysten muurit sallivat Googlen, toisinaan eivät sitäkään. Silloin pitää olla Plan C.
Monikanava-ajattelu on tietenkin arkeani myös viestintä- ja etäkokoussovelluksissa: asiakkaani tavoittavat minut tietenkin myös yleisimmistä some-kanavista. Verkkokokoukset pidetään asiakkaan toivomissa sovelluksissa ja minä sitten taivutan työkaluni niihin. ManyCam on ollut hyvä sovellus kotistudion pyörittämiseen ja se on toiminut kaikilla alustoilla.
3. Vinkki tarjousten tekemiseen: valmiit infolehdykät pilvessä
Toiset tehostavat myyntiä automaation avulla tai muilla järjestelmillä. Olen itse tehostanut myyntiä jo ajat sitten tekemällä palveluistani pilveen infolehdykäiset, jotka antavat lisätietoa ja hintainfoa palveluistani. Perustiedot siis välittyvät aina samanlaisina, mutta pidän tärkeänä, että vastaan sähköposteihin ihan itse ja omalla persoonallani: teen kauppaa useimmiten kirjoittamalla.
Infolipareet olen tietenkin kääntänyt myös englanniksi ja ruotsiksi. Niihin on kerätty vastaukset yleisimpiin kysymyksiin, joten säästän aikaani, kun voin saman tien linkittää asiakkaalle hänen tiedusteluaan koskevan infokupongin.
Jokin kysymyksin ohjattu tilausjärjestelmä voisi tietty olla yksi vaihtoehto, mutta asiakkailla on kuitenkin useimmiten kuvitusten suhteen omia tarpeita, jotka eivät sovi tarjottuihin raameihin. On siis tietoinen valinta, että en ole lähtenyt rakentamaan omaa verkkokauppaa.
4. Kotisivut ovat kotipesäni
Perustieto palveluistani löytyy tietenkin kotisivuiltani. Kotisivustoni redanredan.fi on hengästyttävä hubini, some-suhailujeni solmukohta ja työnäytteiden tyyssija. Sivuillani on kattavasti sisältöä ja vastauksia yleisimpiin kysymyksiin. Koska alani on edelleen verraten uusi, pidän tarpeellisena, että ikään kuin ”opetan” asiakkaita. Kyllä: olen opettaja. Taas se paljastui.
5. Muista sähköpostihygienia
En ole niitä ihmisiä, jotka pystyisivät pitämään sähköpostilaatikkonsa tyhjänä, mutta muutama jippo auttaa sähköpostitulvassa. Pyrin ensinnäkin jatkamaan sähköpostiviestittelyä aina samassa ketjussa – en siis aloita joka viestiä varten uutta sähköpostiketjua. Kuvaava otsikointi auttaa myös löytämään tärkeitä posteja kaaoksen keskeltä. Hyvä sähköpostitapa on myös tapaamisista sovittaessa heittää asiakkaalle suora käsky: ”Lähetäpä kutsu minulle” sen sijaan, että lähtisin kyselemään: ”Lähettäisitkö kutsun?” Näin poistuu bittiavaruudesta ainakin yksi ylimääräinen vastauspostikierros.
Ei siis mitään maata mullistavia digitalisaatiovinkkejä, vaan arjen portteja avaavia työkaluja ja niiden vertailua, testailua ja hyödyntämistä.
Kirjoitteli
Linda S-R
Yrittäjä itte
Redanredan Oy
Kirjoittaja
Linda Saukko-Rauta
Livekuvittaja ja yrittäjä
Vapaapäivien pilapiirtäjä ja sushirajan takana elelevä keski-ikäinen perheenäiti sekä sudeettipohjalainen, joka ei todellakaan rieku missään pilakuva- tai sarjisskenessä.
